I del 1 av den här serien avhandlade vi vad som behöver hända innan ett möte för att göra det så effektivt och användbart som möjligt. Nu ska vi gå igenom vad som behöver ske (och inte ske) under själva mötet.

I gränslandet mellan innan och under hittar vi vår första punkt: Att komma i tid. Att vara i tid är en självklarhet för de allra flesta, men där många skiljer sig åt – och vad som kan vara värt en diskussion – är vad det innebär att vara i tid. För en del innebär det är senaste tiden att komma in genom dörren, medan för andra så innebär det att mötet börjar precis då. För att ett möte ska löpa så väl som möjligt är det att föredra att starttiden som är satt, är tiden mötet faktiskt sätter igång. Då ska alla sitta på sin plats, tekniken som behövs ska vara igång och den som leder mötet sätter igång.

Följ agendan och håll fokus. Det är viktigt som ledare för ett möte att hålla sig till den agenda som är utskickad, och för de som deltar på mötet att hålla sitt diskuterande kring de punkter som är uppe på dagordningen. Det finns säkert andra saker att prata om också, men om det inte har lyfts på dagordningen, så är inte det här mötet som det ska diskuteras på. Då får ett annat möte kallas. Att hålla fokus på dagordningen innebär också att inte syssla med annat under mötet. Inga telefoner. Inget svarande på email eller uppdatera shoppinglistan.

Låt ingen dominera diskussionen. Det är främst upp till mötesledaren att aktivt uppmuntra alla att delta och få ge uttryck för sina tankar och åsikter, men det är också upp till deltagarna att inte ta över eller dominera diskussionen med sina egna tankar. Håll det sakligt och undvik att klaga. Uppstår dysfunktionella samtalsmönster är det upp till ledaren att sätta stopp och klarifiera vad diskussionen ska kretsa kring.

Tydliggör beslut. Det får inte finnas en förvirring kring vilka beslut det är upp till mötet att ta, och vilka beslut som är tagna som bara informeras kring. När ett beslut tas är det viktigt att alla förstås vilket beslut som har tagits. Det är bra av mötesledaren att upprepa det tagna beslutet och se så att alla förstår det likadant. Finns det oklarheter behöver diskussionen få fortsätta, och de olika alternativa beslutsmöjligheterna förtydligas så att alla upplever sig kapabla att lägga sin röst på ett informerat beslut.

Allt som händer i en social kontext – vilket ett möte är – påverkas av personerna som är närvarande. Se till så att du bidrar till att mötet blir så bra som möjligt genom att aktivt lyssna, svara, diskutera och ge plats till andra. Ett framgångsrikt möte beror på alla deltagare.

Men än är vi inte klara, gå vidare och läs del 3 om vad som behöver hända efter att själva mötet är slut.

Möten är en del av livet på en arbetsplats, och en av de delar av jobbet som många tycker är den absolut värsta delen av en dag.*

Det kanske inte är så konstigt heller. Det är lätt att hamna på ett möte där en eller ett par personer dominerar diskussionen, det diskuteras saker som inte är relevanta för dig eller småfrågor tar upp all den tid som hade kunnat användas till något viktigt.

Samtidigt så kan möten vara oerhört viktiga, för att förankra beslut, inspirera, få input på frågor där andras expertis behövs eller lösa ett problem.

Så vad skiljer ett bra möte från ett dåligt möte?

Forskarna Mroz, Allen, Verhoeven och Shuffler har gått igenom över 200 studier på möten och sammanställt hur vi kan få till det ultimata mötet. Det tänkte jag gå igenom i tre inlägg. Del 1 om vad som behöver göras innan mötet, del 2 om vad som behöver ske under mötet, och del 3 om vad som behöver hända efter mötet.

Det första (och viktigaste) steget är att inte ha möten i onödan. Är det en fråga som kan avhandlas via email, ett telefonsamtal eller genom att gå upp till en kollega och fråga om någonting, så behövs inte ett möte. Möten tar tid, kraft och energi. Ha de inte för att ha dem.

Sätt tydliga mål och en agenda för mötet. Vet du inte vad mötet syftar till att uppnå, kommer ingen annan förstå det heller. Agendan behöver vara utskickad i förväg så att mötesdeltagarna vet varför just de ska vara på mötet, och vad som kommer att diskuteras. Det behöver också vara tydligt i kulturen på företaget att alla ska ha läst igenom agendan och vara förberedda när de kommer till ett möte.

Schemalägg möten att vara så långa som de behöver vara. Möten fyller ut den tid som finns avsatt för dem, oavsett om det är så lång tid som behövs eller inte. Schemaläggningsprogram har ofta en förinställd tidslängd den utgår från (normalt 30 minuter eller en timme), låt inte den bli din automatiska möteslängd som möteskallare, utan fundera igenom hur lång tid som faktiskt behövs för att behandla den fråga eller de frågor mötet ska handla om.

Inkludera bara de som behöver vara där. Det finns inget värre än att sitta på ett möte och känna att det inte finns något syfte med att man är där. Det är lättare att alla får komma till tals och diskussioner flyter på bättre med färre personer. Är det andra personer du tycker behöver informationen som kommer att komma fram på mötet, skicka ut den via mail eller på annat sätt efteråt. Är du orolig att folk kommer känna sig förbisedda eller exkluderade om de inte är inbjudna till mötet, bjud direkt in de som du tycker behöva vara där, och låt resten få veta att mötet kommer att ske och att de är välkomna om de vill. Du kommer snart märka att de allra flesta gärna undviker möten de inte behöver vara på.

Matcha tekniken med mötets behov. Behöver inga bilder/grafer/tabeller diskuteras, behöver du inte ha en powerpoint. Det tar tid för dig att sätta ihop en, och det tar tid från mötet att dra presentationen. Se till att tekniken som ska användas är testad och fungerar. Är det någon som ska vara med på distans, gör det med ordentlig bildkvalitet och bra ljud.

Nu är du redo för att komma igång med ditt möte. Så vad behöver hända då? Läs del 2 om hur själva mötet ska gå till.

*Om du inte är den som håller i mötet det vill säga, då det finns forskning som visar att den som leder ett möte oftast är nöjd med utgången, men att det inte finns någon korrelation mellan det och de andra deltagarnas upplevelse.