I del 1 av den här serien avhandlade vi vad som behöver hända innan ett möte för att göra det så effektivt och användbart som möjligt. Nu ska vi gå igenom vad som behöver ske (och inte ske) under själva mötet.

I gränslandet mellan innan och under hittar vi vår första punkt: Att komma i tid. Att vara i tid är en självklarhet för de allra flesta, men där många skiljer sig åt – och vad som kan vara värt en diskussion – är vad det innebär att vara i tid. För en del innebär det är senaste tiden att komma in genom dörren, medan för andra så innebär det att mötet börjar precis då. För att ett möte ska löpa så väl som möjligt är det att föredra att starttiden som är satt, är tiden mötet faktiskt sätter igång. Då ska alla sitta på sin plats, tekniken som behövs ska vara igång och den som leder mötet sätter igång.

Följ agendan och håll fokus. Det är viktigt som ledare för ett möte att hålla sig till den agenda som är utskickad, och för de som deltar på mötet att hålla sitt diskuterande kring de punkter som är uppe på dagordningen. Det finns säkert andra saker att prata om också, men om det inte har lyfts på dagordningen, så är inte det här mötet som det ska diskuteras på. Då får ett annat möte kallas. Att hålla fokus på dagordningen innebär också att inte syssla med annat under mötet. Inga telefoner. Inget svarande på email eller uppdatera shoppinglistan.

Låt ingen dominera diskussionen. Det är främst upp till mötesledaren att aktivt uppmuntra alla att delta och få ge uttryck för sina tankar och åsikter, men det är också upp till deltagarna att inte ta över eller dominera diskussionen med sina egna tankar. Håll det sakligt och undvik att klaga. Uppstår dysfunktionella samtalsmönster är det upp till ledaren att sätta stopp och klarifiera vad diskussionen ska kretsa kring.

Tydliggör beslut. Det får inte finnas en förvirring kring vilka beslut det är upp till mötet att ta, och vilka beslut som är tagna som bara informeras kring. När ett beslut tas är det viktigt att alla förstås vilket beslut som har tagits. Det är bra av mötesledaren att upprepa det tagna beslutet och se så att alla förstår det likadant. Finns det oklarheter behöver diskussionen få fortsätta, och de olika alternativa beslutsmöjligheterna förtydligas så att alla upplever sig kapabla att lägga sin röst på ett informerat beslut.

Allt som händer i en social kontext – vilket ett möte är – påverkas av personerna som är närvarande. Se till så att du bidrar till att mötet blir så bra som möjligt genom att aktivt lyssna, svara, diskutera och ge plats till andra. Ett framgångsrikt möte beror på alla deltagare.

Men än är vi inte klara, gå vidare och läs del 3 om vad som behöver hända efter att själva mötet är slut.