Möten är en del av livet på en arbetsplats, och en av de delar av jobbet som många tycker är den absolut värsta delen av en dag.*

Det kanske inte är så konstigt heller. Det är lätt att hamna på ett möte där en eller ett par personer dominerar diskussionen, det diskuteras saker som inte är relevanta för dig eller småfrågor tar upp all den tid som hade kunnat användas till något viktigt.

Samtidigt så kan möten vara oerhört viktiga, för att förankra beslut, inspirera, få input på frågor där andras expertis behövs eller lösa ett problem.

Så vad skiljer ett bra möte från ett dåligt möte?

Forskarna Mroz, Allen, Verhoeven och Shuffler har gått igenom över 200 studier på möten och sammanställt hur vi kan få till det ultimata mötet. Det tänkte jag gå igenom i tre inlägg. Del 1 om vad som behöver göras innan mötet, del 2 om vad som behöver ske under mötet, och del 3 om vad som behöver hända efter mötet.

Det första (och viktigaste) steget är att inte ha möten i onödan. Är det en fråga som kan avhandlas via email, ett telefonsamtal eller genom att gå upp till en kollega och fråga om någonting, så behövs inte ett möte. Möten tar tid, kraft och energi. Ha de inte för att ha dem.

Sätt tydliga mål och en agenda för mötet. Vet du inte vad mötet syftar till att uppnå, kommer ingen annan förstå det heller. Agendan behöver vara utskickad i förväg så att mötesdeltagarna vet varför just de ska vara på mötet, och vad som kommer att diskuteras. Det behöver också vara tydligt i kulturen på företaget att alla ska ha läst igenom agendan och vara förberedda när de kommer till ett möte.

Schemalägg möten att vara så långa som de behöver vara. Möten fyller ut den tid som finns avsatt för dem, oavsett om det är så lång tid som behövs eller inte. Schemaläggningsprogram har ofta en förinställd tidslängd den utgår från (normalt 30 minuter eller en timme), låt inte den bli din automatiska möteslängd som möteskallare, utan fundera igenom hur lång tid som faktiskt behövs för att behandla den fråga eller de frågor mötet ska handla om.

Inkludera bara de som behöver vara där. Det finns inget värre än att sitta på ett möte och känna att det inte finns något syfte med att man är där. Det är lättare att alla får komma till tals och diskussioner flyter på bättre med färre personer. Är det andra personer du tycker behöver informationen som kommer att komma fram på mötet, skicka ut den via mail eller på annat sätt efteråt. Är du orolig att folk kommer känna sig förbisedda eller exkluderade om de inte är inbjudna till mötet, bjud direkt in de som du tycker behöva vara där, och låt resten få veta att mötet kommer att ske och att de är välkomna om de vill. Du kommer snart märka att de allra flesta gärna undviker möten de inte behöver vara på.

Matcha tekniken med mötets behov. Behöver inga bilder/grafer/tabeller diskuteras, behöver du inte ha en powerpoint. Det tar tid för dig att sätta ihop en, och det tar tid från mötet att dra presentationen. Se till att tekniken som ska användas är testad och fungerar. Är det någon som ska vara med på distans, gör det med ordentlig bildkvalitet och bra ljud.

Nu är du redo för att komma igång med ditt möte. Så vad behöver hända då? Läs del 2 om hur själva mötet ska gå till.

*Om du inte är den som håller i mötet det vill säga, då det finns forskning som visar att den som leder ett möte oftast är nöjd med utgången, men att det inte finns någon korrelation mellan det och de andra deltagarnas upplevelse.