Det ultimata mötet: Del 2 – under själva mötet

Three People Sitting Beside Table

I del 1 av den här serien avhandlade vi vad som behöver hända innan ett möte för att göra det så effektivt och användbart som möjligt. Nu ska vi gå igenom vad som behöver ske (och inte ske) under själva mötet.

I gränslandet mellan innan och under hittar vi vår första punkt: Att komma i tid. Att vara i tid är en självklarhet för de allra flesta, men där många skiljer sig åt – och vad som kan vara värt en diskussion – är vad det innebär att vara i tid. För en del innebär det är senaste tiden att komma in genom dörren, medan för andra så innebär det att mötet börjar precis då. För att ett möte ska löpa så väl som möjligt är det att föredra att starttiden som är satt, är tiden mötet faktiskt sätter igång. Då ska alla sitta på sin plats, tekniken som behövs ska vara igång och den som leder mötet sätter igång.

Följ agendan och håll fokus. Det är viktigt som ledare för ett möte att hålla sig till den agenda som är utskickad, och för de som deltar på mötet att hålla sitt diskuterande kring de punkter som är uppe på dagordningen. Det finns säkert andra saker att prata om också, men om det inte har lyfts på dagordningen, så är inte det här mötet som det ska diskuteras på. Då får ett annat möte kallas. Att hålla fokus på dagordningen innebär också att inte syssla med annat under mötet. Inga telefoner. Inget svarande på email eller uppdatera shoppinglistan.

Låt ingen dominera diskussionen. Det är främst upp till mötesledaren att aktivt uppmuntra alla att delta och få ge uttryck för sina tankar och åsikter, men det är också upp till deltagarna att inte ta över eller dominera diskussionen med sina egna tankar. Håll det sakligt och undvik att klaga. Uppstår dysfunktionella samtalsmönster är det upp till ledaren att sätta stopp och klarifiera vad diskussionen ska kretsa kring.

Tydliggör beslut. Det får inte finnas en förvirring kring vilka beslut det är upp till mötet att ta, och vilka beslut som är tagna som bara informeras kring. När ett beslut tas är det viktigt att alla förstås vilket beslut som har tagits. Det är bra av mötesledaren att upprepa det tagna beslutet och se så att alla förstår det likadant. Finns det oklarheter behöver diskussionen få fortsätta, och de olika alternativa beslutsmöjligheterna förtydligas så att alla upplever sig kapabla att lägga sin röst på ett informerat beslut.

Allt som händer i en social kontext – vilket ett möte är – påverkas av personerna som är närvarande. Se till så att du bidrar till att mötet blir så bra som möjligt genom att aktivt lyssna, svara, diskutera och ge plats till andra. Ett framgångsrikt möte beror på alla deltagare.

Men än är vi inte klara, gå vidare och läs del 3 om vad som behöver hända efter att själva mötet är slut.

Kulturkonsumtion oktober

En samling av en del av det jag läst, sett och lyssnat på under oktober.

Betygen är godtyckliga och beror på saker som mitt humör, om jag ätit på senaste, sovit ordentligt, längden på mitt hår, vad det senaste jag läste var och förmodligen en lång rad andra saker utom min kontroll. På ett ungefär betyder betygen ändå:
A = Jag kommer att entusiastiskt prata om det med en rad personer.
B = Det var värt att läsa/se/lyssna på.
C = Okej, men inte minnesvärt.
D = Det här var dåligt, önskar att jag gjort något annat.

Läst

Djävulen på korset – Ngugi Wa Thiong’o (B+)
Muntlig berättartradition i skriftlig form. Starkt kritiskt mot kapitalismen och kolonialismens inflytande på Kenya.

Oktoberbarn – Linda Boström Knausgård (C)
Närmast estradpoetiskt flödande självbiografiskt om livet med bipoläritet.

Nonviolence – Mark Kurlansky (B+)
Icke-våld är en aktiv kraft som kan störta diktatorer och förändra världen. Våldsamt motstånd kan alltid motiveras av våld, men det leder till en våldsspiral där en stor del av den potentiella motståndsrörelsen uteblir då våld inte ligger nära till hands för de flesta människor. En stat kan inte existera utan folkets implicita samtycke, även om den är diktatorisk. Ett icke-samarbete är en form av icke-våldskamp.
Komplext och ibland överväldigande mycket information, datum, platser och människor. Svår att avgöra hur mycket det är författarens tes som drivs, men onekligen fascinerande i en tid av Greta Thunberg.

No one is too small to make a difference – Greta Thunberg (A+)
Samling av Gretas tal. Inspirerande och engagerande. Jävlar vad hon är imponerande, och behöver lyssnas på!

Drive your plow over the bones of the dead – Olga Tokarczuk (C)
Deckare utan överraskningar, med stora element av astrologi och djurrätt. Delvis poetiskt vackert språk, men jag har svårt för berättelser utifrån förstapersonsperspektiv.

The diary of a young girl – Anne Frank (A)
Förutom den fascinerande bilden av hur livet som gömd är, imponerar Anne Frank som tänkare och skribent. Hennes observationer kring mänskligt fungerande är träffande och talande, hennes språk engagerande och tankeväckande. Världen förlorade en framtida nobelpristagare när hon dog i ett koncentrationsläger.

Flights – Olga Tokarczuk (B)
En samling av berättande i olika former och storlekar, från filosofiska tankar under författarinnans egna resande till historiskt återberättande. Bitvis fantastiskt, bitvis ointressant.

Sekt in der Wasserleitung – Thomas C. Breuer (D)
Berättelser från författarens uppväxt. Hade inte läst klart om det inte var för att det var på tyska och passade som sömnläsning.

Sett

Art of self-defense (C)
Mörk komedi med fokus på en karateklubb där saker inte går helt rätt till.

Kurzgesagt. The billion ant mega colony (A-)
Myror är en dominerande livsform, och med människans (omedvetna) hjälp har den argentinska myran flyttat ut och dominerar nu stora delar av världen.

Spider-Man: far from home (C)
En twist som gjorde en okej superhjältefilm snäppet bättre.

Yesterday (C-)
Om en misslyckad musiker som efter en huvudskada vaknar upp i en värld där The Beatles aldrig blev ett band, och slår igenom med deras låtar. Precis så trevlig och störig som man kan tänka sig.

Atomic Blonde (C)
Charlize Theron som hemlig agent i ett Berlin strax innan muren föll. Mörkt, våldsamt och sexigt.

Inside Bill’s Brain (A-)
En fantastisk kapacitet för att ta in, lagra och knyta ihop information i samspel med en förmåga att fokusera och jobba oerhört hårt. Bill Gates befinner sig där han befinner sig idag av god anledning. Hans filantropi möjliggör en betydligt bättre värld. Skulle släppa vilka tyglar som helst till honom.

The inventor: Out for blood in Silicon Valley (B-)
Exposé om Elizabeth Holmes uppgång och fall. Lärorikt om hur gärna vi vill tro på en bra historia, och hur vi litar på att det människor säger är sant.

Första dejten (D)
Skulle egentligen behöva rankas per avsnitt eller par. En del oerhört fint, men större delen mest awkward fascinerande. Skippar över stora delar.

Where to invade next (A-)
Inspirerande om hur bra olika saker fungerar i olika delar av världen (och hur fruktansvärt dåligt det amerikanska samhället är). Utmärkt påminnelse om att det egna landet aldrig är bäst när det kommer till allt, utan det finns saker att lära överallt.

Hört

What’s CRISPR doing in our food? – Gastropod (B)
CRISPR kritiseras ibland som ett verktyg för GMO och får inte användas hur som helst i matindustrin. Det många inte vet om är att det redan har revolutionerat mejeriindustrin, och att det var där CRISPR skapades från första början. Det har gett möjligheter att stabilisera och standardisera tillverkningen av yoghurt med mera.

Can Britain get its “Great” back? – Freakonomics radio (C)
Londons borgmästare verkar fantastisk.

Speak softly and carry big data – Freakonomics radio (C)
Politiker lyssnar dåligt på forskare kring utrikespolitikpolicy. Finns god evidens för att militära interventioner skapar terrorism, och att ekonomiska sanktioner inte fungerar för att slå ut en regim.

Sam Harris: enlightenment, real meditation, and consciousness explained – The Kevin Rose show (B)
En introduktion till världen av meditation och medveten närvaro. Sam Harris egen meditationsapp verkar väl värd att kolla in, och den sista meditationen i programmet hade effekt på både mig och mig omgivning.

David Sinclair: Why we age and why we don’t have to – The Kevin Rose show (B)
Biohackingvärlden tar sig hela tiden närmare sin förståelse av döden som bara ytterligare en sjukdom. David Sinclair har ömsom hyllats och sågats för sin forskning, men upplever själv att han är på väg att inte bara förhindra utan till och med backa åldrande.

The unhappy millionaire – The happiness lab (A)
Människor anpassar sig extremt väl till situationen de befinner sig i, vilket gör att vi är sjukt dåliga på att förutspå hur (o)lyckliga någonting kommer att göra oss. En man som vann 30 miljoner dollar på lotteri beskriver det som det värsta som någonsin hänt honom, och tar sitt eget liv. En annan man som legat på sjukhus i tre år på grund av krigsskador beskriver det som det bästa som någonsin hände honom.

A silver lining – The happiness lab (B+)
(O)lycka är alltid relativt och beror mer på vad vi jämför oss med än hur saker är rent objektivt. Det kan vara betydligt sämre att komma tvåa än att komma trea.

Mistakenly seeking solitude – The happiness lab (C)
Ensamhet är dödligt, men samhället vi lever i gör det hela tiden mer möjligt att isolera sig genom innovationer som bankomater, onlineshopping och digitalisering av arbetslivet.

Dina gener har spenderat större delen av sin tid i Botswana

Att människan ursprungligen kommer från Afrika har vi känt till länge, men var exakt någonstans har varit omtvistat och orten har flyttat sig lite hit och dit beroende på vilka fynd som gjorts var.

Nu har dock forskning gjorts som förmodligen är närmare sanningen än något tidigare. Istället för att utgå att människan kommer från områden där fossil hittas, har forskare istället följt mitokondriellt DNA tillbaka genom generationerna. Slutsatsen, som även bekräftats med paleolingvistiska undersökningar tk, visar att Homo Sapiens Sapiens – den moderna människan – uppstod i norra Botswana.

Där ser det ut så här:

Image result for northern botswana

Konstigt opraktiskt landskap att utvecklas i. Än märkligare när forskningen visade att vi hängde runt där i 70 000 år innan det blev tid att röra sig vidare och börja befolka resten av världen, som gud och våra gener påbjöd oss.

Mer lättförståeligt blir det när forskningen poängterar att landskapet där för 200 000 år sedan var annorlunda än det är idag. Det hette “Makgadikgadi–Okavango” och var ett “palaeo-wetland” som såg ut någonting i den här stilen:

main article image

En fascinerande aspekt av att vi tillbringade mer än 70 000 år i det landskapet, är att det är längre tid än vad vi överhuvudtaget tillbringat utanför Afrika. Troligen skedde klimatförändringar som först gjorde det möjligt att genom gröna korridorer förflytta sig från våtlandskapet i Botswana ut i resten av Afrika, och sen kom en av de värsta slängarna av den dåvarande istiden som genetiskt ser ut att ha minskat befolkningen av Homo Sapiens Sapiens till ynka 10 000 varelser – vilket med dagens mått skulle innebära att vi var en art klassificerad som “sårbar för utrotning”. Det var först för cirka 60 000 år sedan som människan tog sig ut ur Afrika och in i Asien. Europa började koloniseras för ungefär 45 000 år sedan.

Med en så stor del av vår existens som jägare-samlare först i Afrikanska våtlandskap och senare utspritt över världen, är det inte så förunderligt att vi lider av alla de svårigheter och problem som det moderna samhället ställer till med. Vi är helt enkelt bättre anpassade fysiskt och psykiskt för livet i våtmarker, än vad vi är för det vi ställs inför varje dag.

Vann du OS-silver? Jag beklagar!

Aerial Ocean Shot

Om du fick välja, i vilken ordning skulle du ranka medaljerna guld, silver och brons efter hur gärna du skulle vinna dem i en tävling?

Inte en så svår fråga för de flesta, där den naturliga rankingen blir efter valör; guld först, sen silver och sist brons. Guldet är trots allt värt mest, både rent monetärt men också för att det innebär att du vann. Silver är värt näst mest monetärt, och tvåa är ju bättre än trea. Brons är inte dumt, men det är inte lika bra som de två andra.

Problemet med det valet är att du precis har dömt dig själv till ett kortare och olyckligare liv.

Det vi människor missar, både när det kommer till den här frågan och livet i stort, är att det aldrig är absoluta värden som påverkar oss mest. Det finns två olika jämförelser vi gör som har mer makt över våra reaktioner än den faktiska händelsen. Det är dels hur utgången relaterar till vår förväntade utkomst, och dels vad andra omkring oss har, får eller vinner.

Att våra förväntningar spelar roll för upplevelsen är det många som är med om när de ser en film. Går man in med låga förväntningar blir de lättare överträffade än om filmen har blivit upphypad som årets mästerverk av den coolaste regissören du känner till. Upplevelsen av att förväntningarna överträffas är långt mycket härligare än när förväntningarna inte uppfylls. Det finns till och med de som aktivt försöker sätta sina förväntningar lågt, för att på det sättet alltid bli positivt överraskade.

Att vi jämför vad vi själva får med vad andra omkring oss får, går emot klassisk ekonomisk teori om hur människor borde fungera. Vi borde alltid ranka en möjlighet att få mer pengar, som attraktivare än att få mindre pengar. Testar vi det här i forskning ser vi dock att det inte stämmer. Blir folk tillfrågade om de hellre hade tjänat 30 000 i månaden medan grannarna tjänar 20 000, eller hellre hade fått 50 000 i månaden medan grannarna tjänar 100 000, blir det ungefär 50/50 vad folk väljer. Vi jämför oss med andra runt oss.

Från ett evolutionspsykologiskt perspektiv är det här inte konstigt: Genom att på något sätt utmärka oss positivt från våra stamkompisar av samma kön, visade vi stamkompisarna av det andra könet att vi var en genetiskt intressantare partner än de där andra odågorna, och fick därmed föröka oss i högre grad. Om vi då hade lyckats samla ihop 4 eller 40 äpplen spelade mindre roll än att det var fler äpplen än vad våra konkurrenter hade lyckats hitta.

Problemet som uppstår när vi hamnar på en silverplats istället för en guldplats, är att vi jämför oss med just guldplatsvinnaren. Vi var SÅ nära. Så nära att vara bäst. Men vi misslyckades. Bronsvinnaren ser också uppåt, men där befinner sig guldmedaljen två steg bort, medan bara ett steg bort är avgrundsdjupet av andra deltagare som inte vann någonting alls. Vi hade kunnat vara där. Men istället har vi en bronsmedalj! Lycka!

Det här syns också i forskningen på hur de olika medaljvinnarna mår efter att det är över: På en skala från 1 (plågade) till 10 (extatiska) rankades medaljvinnarna av bedömare, som inte fick veta vilken plats de hade kommit på. Bronsmedaljörerna fick 7.1 i snitt, ganska lyckliga, medan silvermedaljörerna såg mer plågade ut än vad de såg lyckliga ut. De hamnade på 4.8. Den skillnaden håller i sig både genom medaljceremonin och vidare ut i resten av livet. Genom att komma på andraplats istället för tredjeplats blir du olyckligare. Dessutom visar forskningen att det till och med påverkar livslängden. Att få silver istället för guld eller brons förkortar livet med två till fyra år.

Det verkar alltså vara dags för oss att sluta sätta silverkant på tillvaron, och istället börja omge ge oss med kanter av brons!

Läser du det här kan du aldrig få det ogjort.

Red Withering Rose at Daytime

Jag upptäckte ett sinnesvirus i veckan. Vill du slippa det rekommenderar jag att sluta läsa här. Tanken är att det ska få dig mer närvarande i nuet, men det verkar oftare väcka ångest än ro. Valet är ditt.

Kort bakgrund först: på samma sätt som gener förs vidare mellan generationer, menar Richard Dawkins att vi för över kultur mellan våra sinnen. Någonting han kallar för “memer”*. Små bitar av vår totala kultur, som har olika förmåga att sprida sig, där de bäst anpassade är de som överlever och fortsätter “fortplanta” sig. På precis samma sätt som att de mest välanpassade generna överlever till nästa generation.

Den tanke, idé – eller meme om vi så vill – som visade sig vara effektivt destruktiv i sin spridning dök upp i en kurs i meditationsappen Waking up with Sam Harris.

I korthet går den ut på att påminna sig om att det finns en sista gång för allting. En sista gång du åkte skidor. En sista gång du var i Berlin. En sista gång du såg en vän. Att det finns en sista gång kommer sig naturligtvis av att livet har ett slut, och eftersom det tar slut kommer någon gång att vara den sista som någonting görs. Det sista andetaget innan döden är lätt att förstå. Det som väcker starkare känslor är insikten om de sista ögonblicken som kommer tidigare i livet. Eller snarare insikten att vi nästan aldrig vet när sista gången är. Så det kan vara precis nu.

Starkast känslor verkar det här väcka hos småbarnsföräldrar med tankar som att någon gång sätter man ner sitt barn på golvet, för att aldrig plocka upp det igen. Eller sista gången barnet sa “sol” istället för “stol”.

Efter att ha berättat om det här för vänner i min omgivning har jag fått lite olika reaktioner. En person kom fram till mig efter några timmar och sa “Ta bort det här ur mitt huvud!”. En annan utbrast “Ja! Den insikten hade jag när jag 15 år gammal, och har haft ångest över sedan dess!”.

Den tyska poeten Rainer Maria Rilke gjorde samma insikt om sakers förgänglighet när han var ute på en promenad med Sigmund Freud**. Rilke beklagade sig över att han inte kunde njuta av blommornas skönhet, för han visste att de snart skulle vissna och dö. Freud svarade då att det är precis det som gör de så vackra. Utan förgänglighet existerar ingen skönhet. Det är vetskapen om att livet är ändligt som ger oss förmågan att stanna upp och beundra det.

Den tanken speglas också i den svenska filosofen Martin Hägglunds tankar kring evigheten som en evig plåga. När tiden dras ut i det oändliga förlorar allt sin mening, eftersom allt då kan upplevas, och ändå finns det oändligt mycket tid kvar. Oändligheten av tomhet och leda kommer alltid att vara oändligt större än den tid som går att fylla med att läsa, lära sig, göra, beundra och älska.

“The problem with eternity is not that it doesn’t exist […] but that it is undesirable and incoherent; it kills meaning and collapses value.”

Martin Hägglund

Kommer vi tillbaka till insikten vi inledde med – att allting sker någon gång för sista gången – och undersöker det närmare, så märker vi snart att ångesten kommer från

Att livet eller händelserna vi är med om inte ska ha ett sista tillfälle, är alltså ett önskemål som i slutändan vi alla skulle ångra att anden i lampan gick med på.

Kollar vi närmare på meningen “allt sker någon gång för sista gången” och funderar över vad det innebär, så kommer vi också snart till en annan insikt som ett eko av den gamla grekiska filosofen Heraclitus bevingade ord om att “Ingen man stiger i samma flod två gånger”. Både floden och mannen som stiger ner i den har förändrats sedan förra tillfället, vilket är sant både om det skiljer sjuttio år eller sjuttio millisekunder mellan tillfällena.

Att någonting kommer att ske för sista gången, är därför sant i varje ögonblick. Det är inte att vi kommer att se en person för sista gången, utan varje gång vi ser personen är det sista gången vi ser den personen på just det sättet.

Ångesten som uppstår med insikten om att det finns en sista gång för allt, uppstår från vårt sinnes generaliserande. Händelser som liknar varandra sätts ihop till mönster som vi tar som en sanning om världen. När sanningen egentligen är att varje ögonblick är unikt i universums historia.

*Memer känner de flesta nuförtiden till som roliga bilder på internet som sprids viralt. Det är en korrekt – men väldigt begränsad – applikation av Dawkins begrepp. Vilket han själv är road av, men myntades alltså ursprungligen i hans bok “The selfish gene”.

**Med på samma promenad var även Lou Andreas-Salomé, en oerhört framgångsrik författare vid sekelskiftet som på det stora hela fallit i glömska, men borde lyftas fram som en feministisk föregångare och förebild. Hon var en av de första kvinnliga psykoanalytikerna, tog sig in på en universitetsutbildning nästan innan det var tillåtet för kvinnor, och försökte i det längsta undvika att bli tillsammans med någon av alla de män som ville vinna hennes gunst. Däribland Friedrich Nietzsche, som sägs ha modellerat sin bild av vad en übermensch är, utifrån hur hon var.

Stress är inte lika viktigt som återhämtning, men vad innebär det?

Woman Sitting on Brown Wooden Chair Beside Coconut

Allt fler drabbas av stressrelaterade problem: sömnsvårigheter, koncentrationsproblem, trötthet, avsaknad av lust och brist på glädje. Det finns en rad olika bidragande faktorer, från osäkrare arbetsförhållanden via mobiltelefoner till social rädsla och ett ideal om att vara framgångsrik på alla livets områden. Det som inte är lika välkänt är att stressrelaterad problematik egentligen inte har med stressen att göra. Den mänskliga kroppen är byggd för att hantera stress. Problemen uppstår när stressen finns, men återhämtningen saknas.

För många är semestern drömmen om återhämtning, vila, lugn och ro. Ändå är det många som återvänder till jobbet från semestern och känner sig inte det minsta utvilade, utan om någonting att det närmast är återhämtande att komma tillbaka till arbetet. Att fokusera på semestern räcker dessutom inte för att hålla stressrelaterade problem borta, utan det behöver finnas kontinuerliga pauser i vardagen. Samtidigt finns det pauser, och så finns det pauser. En del är återhämtande, andra ger absolut ingenting annat än tid att hämta en kopp kaffe och återvända till arbetet.

Så vad gör någonting återhämtande? Vad behövs under en paus, på helgen eller på semestern?

Forskningen visar att det finns fyra faktorer som spelar roll: 1) Avslappning. 2) Kontroll. 3) Fördjupning och 4) Mental frånkoppling.

Avslappning innebär någonting som kräver en låg grad av medveten ansträngning. Det kan vara en promenad, ett bad, att läsa en bok eller kolla på TV. Huvudsaken är att det för dig känns som avkoppling från ansträngning.

Kontroll handlar om att själv bestämma över sin tid. Det är inte någon annan som bestämmer var du ska vara eller vad du ska göra, utan det finns en känsla av att det är du som är i kontroll över vad som händer dig. Det är ett element som för många fallerar när barn kommer in i bilden, men är viktigare då än någonsin. Oavsett hur styrd du känner dig av omständigheterna, behöver det finnas tid där du känner att du får göra vad du vill.

Fördjupning handlar om att hamna i ett tillstånd av “flow”. Någonting som är utmanande och absorberande. Som tillfredsställer ett behov av aktivitet, utveckling och en känsla av att åstadkomma någonting. Det får gärna vara fysiskt i stil med skidåkning, klättring, skulpterande eller heminredning, men kan också vara att mästra ett datorspel, skriva eller läsa en bok.

Mental frånkoppling innebär att kunna släppa tankarna på jobbet och arbetsuppgifterna. Vilket för många är svårt, och kan leda till stressproblem när tankar på jobbet cirklar runt i huvudet trots att det är dags att sova. En nyckel för att kunna koppla bort arbetet, är att se till att få ett tydligt avslut på varje arbetsdag.* Viktigt är också att inte kolla mailen eller få jobbuppdateringar via mobilen på den lediga tiden, någonting som på många håll i Frankrike och Tyskland numera är förbjudet.

Ett enkelt tips för att fylla i alla boxar för återhämtning, är att umgås med vänner, ta en promenad och fördjupa er i ett samtal med varandra. Det är precis den typen av aktiviteter som lätt faller bort när det känns som att livet blir för upptaget. När jobbet tar över. Samtidigt är det precis då det behövs som mest. Se till att försvara din tid, och fyll den med återhämtning.

*Det för att utnyttja Zeigarnikeffekten. I korthet säger den att någonting som inte är avslutat hänger starkare kvar i vår hjärna. Det kan användas för att bättre komma ihåg inför ett prov (med bieffekten att allt glöms bort så fort provet är skrivet), eller som skribent för hålla kvar berättelsen i huvudet så att det är lättare att börja nästa dag. Vill vi istället få ut någonting ur huvudet, som jobbet, är det bra att avsluta arbetsdagen med att skriva en kort sammanfattning av vad som har gjorts under dagen, och en plan för vad som ska göras nästa dag.

Det ultimata mötet: Del 1 – det som behöver hända innan

Group of People Watching on Laptop

Möten är en del av livet på en arbetsplats, och en av de delar av jobbet som många tycker är den absolut värsta delen av en dag.*

Det kanske inte är så konstigt heller. Det är lätt att hamna på ett möte där en eller ett par personer dominerar diskussionen, det diskuteras saker som inte är relevanta för dig eller småfrågor tar upp all den tid som hade kunnat användas till något viktigt.

Samtidigt så kan möten vara oerhört viktiga, för att förankra beslut, inspirera, få input på frågor där andras expertis behövs eller lösa ett problem.

Så vad skiljer ett bra möte från ett dåligt möte?

Forskarna Mroz, Allen, Verhoeven och Shuffler har gått igenom över 200 studier på möten och sammanställt hur vi kan få till det ultimata mötet. Det tänkte jag gå igenom i tre inlägg. Del 1 om vad som behöver göras innan mötet, del 2 om vad som behöver ske under mötet, och del 3 om vad som behöver hända efter mötet.

Det första (och viktigaste) steget är att inte ha möten i onödan. Är det en fråga som kan avhandlas via email, ett telefonsamtal eller genom att gå upp till en kollega och fråga om någonting, så behövs inte ett möte. Möten tar tid, kraft och energi. Ha de inte för att ha dem.

Sätt tydliga mål och en agenda för mötet. Vet du inte vad mötet syftar till att uppnå, kommer ingen annan förstå det heller. Agendan behöver vara utskickad i förväg så att mötesdeltagarna vet varför just de ska vara på mötet, och vad som kommer att diskuteras. Det behöver också vara tydligt i kulturen på företaget att alla ska ha läst igenom agendan och vara förberedda när de kommer till ett möte.

Schemalägg möten att vara så långa som de behöver vara. Möten fyller ut den tid som finns avsatt för dem, oavsett om det är så lång tid som behövs eller inte. Schemaläggningsprogram har ofta en förinställd tidslängd den utgår från (normalt 30 minuter eller en timme), låt inte den bli din automatiska möteslängd som möteskallare, utan fundera igenom hur lång tid som faktiskt behövs för att behandla den fråga eller de frågor mötet ska handla om.

Inkludera bara de som behöver vara där. Det finns inget värre än att sitta på ett möte och känna att det inte finns något syfte med att man är där. Det är lättare att alla får komma till tals och diskussioner flyter på bättre med färre personer. Är det andra personer du tycker behöver informationen som kommer att komma fram på mötet, skicka ut den via mail eller på annat sätt efteråt. Är du orolig att folk kommer känna sig förbisedda eller exkluderade om de inte är inbjudna till mötet, bjud direkt in de som du tycker behöva vara där, och låt resten få veta att mötet kommer att ske och att de är välkomna om de vill. Du kommer snart märka att de allra flesta gärna undviker möten de inte behöver vara på.

Matcha tekniken med mötets behov. Behöver inga bilder/grafer/tabeller diskuteras, behöver du inte ha en powerpoint. Det tar tid för dig att sätta ihop en, och det tar tid från mötet att dra presentationen. Se till att tekniken som ska användas är testad och fungerar. Är det någon som ska vara med på distans, gör det med ordentlig bildkvalitet och bra ljud.

Nu är du redo för att komma igång med ditt möte. Så vad behöver hända då? Läs del 2 om hur själva mötet ska gå till.

*Om du inte är den som håller i mötet det vill säga, då det finns forskning som visar att den som leder ett möte oftast är nöjd med utgången, men att det inte finns någon korrelation mellan det och de andra deltagarnas upplevelse.